Cómo elegir el mejor CRM para tu negocio

28
July 2022

¿Quieres convertir las hojas de Excel donde almacenas los datos de tus clientes en una mina de oro? Acertar con tu CRM no sólo te ayudará a optimizar los procesos de tu empresa sino a mejorar la calidad de tu servicio.

Esta guía te ayudará a comprender las diferentes funcionalidades de los CRM y cómo estos pueden ser un aliado útil para tu empresa. También hemos compilado recomendaciones con los diferentes precios y periodos de prueba gratuitos. El secreto está en saber filtrar entre los diferentes tipos para elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y, por supuesto, a los recursos que tengas disponibles.

Ventajas de los CRM

Entre los beneficios de los CRM está que se puede contar con procesos claramente definidos además de un control de cada etapa de un proceso de ventas. Esto es sólo una de las tantas ventajas que podrías obtener. Otros beneficios de los CRM son los siguientes:

  • Automatizan los procesos repetitivos en tus operaciones de venta y marketing. Podrás programar campañas de email marketing o realizar un seguimiento con los procesos de venta.

  • Puedes acceder a toda tu información en tiempo real. Toda la información estará en un sólo lugar, facilitando el acceso a todos en tu organización.

  • Optimiza tus procesos de venta y te permiten rastrear errores y patrones de conducta.

  • Es un aliado en la tomar de decisiones a largo plazo. Tendrás en tus manos más información para llegar a la audiencia indicada y generar campañas promocionales contundentes.

Ya que sabes las ventajas de los sistemas de CRM, ahora manos a la obra. A continuación veremos las claves qué debes tener en cuenta para escoger un buen CRM

Cinco claves para elegir el mejor Sistema de CRM para tu negocio

Ahora, vamos a desarrollar cinco aspectos clave que debes tomar en cuenta a la hora de elegir un CRM que pueda satisfacer las necesidades de tu negocio.

1) Identifica tus necesidades y objetivos empresariales

Antes de ver las funciones y herramientas de los CRM, necesitas tener claras tus metas empresariales. Además debes preguntarte ¿Cómo te gustaría mejorar el servicio al cliente? Y ¿Qué procesos te gustaría modificar?

Organiza una reunión para entender las necesidades de tu equipo y define tus objetivos SMART. Los objetivos SMART deberían ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con una duración determinada. Este proceso te ayudara a entender cuáles son las mejores herramientas de CRM para llegar a una solución.

Ten en cuenta la opinión de los miembros clave de tu equipo. Al fin y a cabo, ellos van a utilizar el sistema para ayudarte a alcanzar tus metas.

 2) Elige entre un CRM On-premise o Cloud (en la nube)

 Entender las diferencias entre un sistema de CRM On-premise y On-cloud (en la nube) es más fácil de lo que piensas. Con un sistema On-premise toda tu información se almacena en un solo lugar físico. Podrás tener acceso directo y también podrás integrar todas tus aplicaciones en un solo sitio. Por otro lado, los CRM On-cloud viven, como dice su nombre, en la nube. Puedes acceder a través de un navegador de internet, pero toda tu información depende del servidor de tu proveedor. Lo mejor es que analices las ventajas y desventajas de cada sistema antes de tomar una decisión.

Un gráfico que compara Cloud vs On Premise CRMPuede que esta solución sólo te permita alcanzar tus objetivos a plazo corto. No te cierres a la posibilidad de cambiar de opción en el futuro para acompañar la evolución de tu negocio. 

3) Estudia las diferentes funcionalidades de cada CRM

Al comprar un CRM por primera vez, muchos negocios subestiman la cantidad de herramientas o funciones que necesitan. Toma en cuenta que no vas a necesitar de todas las funcionalidades que las diferentes CRM ofrecen. Enfócate en las que necesitarás para satisfacer tus objetivos empresariales. Una vez que establezcas tus objetivos SMART, puedes guiarte con las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los procesos de flujo de trabajo u operaciones que quieres incorporar?

  • ¿Cuántos usuarios de CRM necesitas?

  • ¿Cuáles son las aplicaciones y sistemas de gestión que quieres integrar?

  • ¿Cuál es tu presupuesto actual?

Al responder estas preguntas, el siguiente paso es que entiendas cuáles funciones de los CRM te ayudarán a cumplir con tus objetivos. Algunas funcionalidades clave que incluyen los CRM de calidad son las siguientes:

  • Integración de aplicaciones como softwares de contabilidad y facturación, marketing y redes sociales.

  • Automatización de tareas repetitivas como la recopilación de datos, análisis, campañas de marketing y otras tareas.

  • Tableros e informes que visualizan y exportan informes personalizados y gráficos visuales.

  • Gestión en las fases de venta para realizar un seguimiento de los clientes por las etapas de proceso de venta.

  • Gestión de contactos que ayuda a dividir contactos y grupos para recopilar datos valiosos.

  • Seguridad de datos que incluye autenticación de dos factores (two-factor authentication, en inglés) y permisos de usuario avanzados.

  • Servicio de atención técnica que incluye servicio telefónico las 24 horas o chat en vivo.

Hay tres categorías de sistemas de CRM. ¿A tu negocio le conviene un CRM colaborativo, operacional o analítco? Lee más al respecto en nuestro artículo sobre ¿Qué es un software de CRM?

4) Regístrate para un periodo de prueba gratuito

Una vez que tengas tu lista de funciones favoritas de los CRM será más fácil seleccionar dos o tres CRM que cumplan con los requisitos que buscas. Regístrate para un periodo de prueba gratuita evaluar cada producto. Los mejores CRM te brindarán acceso a todas sus herramientas.

Recuerda, deja que los miembros clave de tu equipo prueben y evalúen estos productos. También podrías solicitar una demonstración en vivo (live demo) para que tu equipo pueda observar como funciona el sistema y hacer preguntas.

5) Elige el CRM adecuado y empieza a implementarlo

Ya finalizada tu investigación de mercado, podrás tener a mano una lista de tus funcionalidades de los CRM preferidas. Así mismo podrás implementar el feedback de tu equipo posterior a realizar pruebas piloto de las diferentes herramientas. ¡Ya tienes todo lo que necesitas! Ahora sí puedes tomar la mejor decisión.

Elige el mejor CRM, pero no te olvides de crear un plan de implementación. Para esto puedes incluir tutoriales, un plan para trasladar todos los datos de tu empresa a tu nuevo sistema de CRM y un espacio de consultas con tu equipo de trabajo.

Los mejores CRM por precio y características

Hay demasiadas opciones el mercado. A continuación, te ofrecemos una lista de los mejores CRM con sus precios y ventajas más importantes. Selecciona la que mejor coincida con tus necesidades empresariales. La mayoría ofrecen un periodo de prueba gratuito.

  1. Freshworks: Para negocios con pocos empleados. Precio: $. Planes mensuales gratuitos o de hasta $69. Ventajas y funciones:   Genera métricas para clientes potenciales y ventas, personalización, pero limita la cantidad de aplicaciones que se pueden integrar.

  2. Pipedrive: para negocios nuevos. Precio: $. Planes mensuales de $12.50 hasta $99. Ventajas y funciones: seguimiento de correos electrónicos y clientes potenciales, gestión de ventas básica no personalizada.

  3. Salesforce: La opción más completa. Precio: $$$. Planes mensuales de $25 hasta $1,000. Ventajas y funciones: on-demand (en la nube), ofrece más que servicios de CRM, personalizable, bueno para integrar otros sistemas y aplicaciones de ventas y marketing.

  4. Hubspot: La mejor opción gratuita. Precio: $$$. Planes mensuales gratuitos y de hasta $1,104.Ventajas y funciones: plan gratuito, ofrece herramientas para automatizar procesos, compatible con otras plataformas, y ofrece una consultoría de inbound y outbound marketing.

  5. Britix24: Para una integración multicanal. Precio: $$. Planes mensuales gratuitos y de hasta $159. Ventajas y funciones: herramientas de email marketing, información centralizada, ofrece una segmentación de audiencias fácil y tableros para visualizar datos. 

Invierte en mejorar el servicio al cliente y obtén resultados

Los negocios que entienden a sus clientes y hacen todo lo posible para brindarles el mejor servicio posible, se destacan. Por eso es importante invertir en ellos y hacerlos sentir especiales.

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Descargo de responsabilidad: El contenido de este artículo se basa únicamente en las opiniones y recomendaciones del autor. Este material se ha elaborado únicamente con fines informativos. No pretende proporcionar ni debe ser considerado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Le sugerimos que consulte con su asesor fiscal, jurídico y contable antes de realizar cualquier transacción.