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¿Cómo preparar a tu pequeña empresa para un desastre natural?



A lo largo de la historia, las empresas han luchado para recuperarse de desastres naturales:

  • 19,000 nunca volvieron a abrir después de que el huracán Katrina devastó el sureste de los Estados Unidos y causó $125 mil millones en daños.

  • La erupción del Monte St. Helens destruyó 4.700 millones de pies de madera y 12 millones de peces de criadero. Aunque se desconoce el número exacto de empresas destruidas (probablemente debido a la población relativamente baja), el daño económico ascendió a más de $ 1.1 mil millones.

  • Incluso entre los desastres predecibles como los huracanes, según FEMA, los costos de reparación de desastres obligan al 25% de las empresas a cerrar permanentemente. De los que sobreviven, muchos tendrán dificultades para reabrir durante meses.

¿Qué puedes hacer? Puedes comenzar a desarrollar un plan de preparación para desastres naturales de inmediato para centrarse en la continuidad de tu negocio y asegurarte de que tu empresa tiene un plan de recuperación si ocurre un incidente. En este artículo, reunimos algunos elementos que debes tomar en consideración a la hora de preparar a tu negocio para un desastre natural.

1. Crea una estrategia de comunicación

Plan de comunicación con tus empleados

El conocimiento que salva vidas no es de conocimiento común, por lo que es vital asegurarse de que tus empleados sepan qué hacer durante las emergencias. Ten a mano líneas de emergencia para que puedas dirigir a cualquier persona que llame por ayuda a los servicios de emergencia. A veces, todo lo que las personas necesitan es una voz tranquila que los guíe a través de circunstancias traumáticas.

Has reuniones rutinarias con tus empleados y practica planes de seguridad. Por ejemplo, organiza simulacros de incendio o reuniones de procedimientos de emergencia con regularidad sobre el manejo de inundaciones, cómo evitar los áticos en favor de los techos, entre otros. Parte de la seguridad de los empleados incluye saber a quién llamar, lo que incluye:

  • Números de emergencia locales y estatales

  • Representantes de compañías de seguros

  • Proveedores

  • Contratistas

  • Clientes de alto valor

Plan de comunicación con tus clientes

Ten documentos y publicaciones listos para notificar a tus clientes si debes cerrar incluidos:

  • Letreros impresos en cada ubicación para informar sobre planes de cierre o reubicación.

  • Una lista de clientes de alto valor para ser contactados por teléfono.

  • Tus desarrolladores web pueden preparar banners que pueblan su sitio web con solo presionar un botón, notificando a cualquier persona en su sitio sobre la situación.

Plan de comunicación con proveedores, socios y otros involucrados

Comunícate con otras empresas, como tus proveedores, acerca de tus planes de emergencia antes de que sea demasiado tarde. Haz preguntas que puedan permitirte planificar y comunicarse mejor con tus clientes sobre lo que planeas hacer para mitigar el tiempo de inactividad. Por ejemplo:

  • ¿A quién debe contactar en tu negocio durante una emergencia?

  • ¿Podrán reubicarse si tu propiedad resulta dañada?

  • ¿Van a cerrar temporalmente?

  • ¿Qué y cuánto cubre tu seguro?

Establecer relaciones con fundaciones benéficas o agencias gubernamentales como The Helping Hands o el programa de asistencia por desastre de la SBA también puede ayudar a acelerar un regreso rápido.

2. Plan de protección de datos

La información crítica, como documentos, contraseñas, bases de datos de clientes o información patentada, debe respaldarse y protegerse. Si bien los profesionales no están de acuerdo sobre si el saqueo por desastres naturales es común o no, el daño natural sigue siendo una posibilidad demasiado real. Durante un desastre, los servidores físicos corren un riesgo excepcionalmente alto de ser destruidos, pero también son difíciles de proteger. Una buena regla general es tratar la protección del almacenamiento de datos físicos como una habitación segura frágil y llena de efectivo. Un plan de protección de datos debe tener en cuenta los siguientes elementos:

La seguridad física protege tus datos de posibles robos con sistemas de alarma, restricciones de acceso del personal (es decir, candados y tarjetas de seguridad) o autenticación multifactor.

La protección contra desastres puede abarcar desde soluciones más complejas, como rociadores contra incendios o racks de servidores sísmicos de protección contra terremotos, hasta soluciones simples, como tecnología a prueba de inundaciones con pisos elevados.

La copia de seguridad de datos asegurará que sus datos sean recuperables si se dañan las copias físicas:

  • Los profesionales recomiendan almacenar información valiosa en plataformas seguras en la nube como AWS, OneDrive o Disaster Relief Service (DR) de Google.

  • Por el contrario, una copia de seguridad física independiente puede permitir una recuperación de datos más rápida cuando otras empresas locales limitan el ancho de banda de un área al intentar recuperar datos perdidos.

3. Plan de protección de la propiedad

Determinar cuándo y dónde pueden ocurrir los desastres suele ser una conjetura, por lo que proteger un edificio puede parecer costoso e innecesario. Sin embargo, proporcionar infraestructura de protección de activos puede considerarse un activo en sí mismo. Puedes revisar la guía de preparación para negocios de ReadyGov con diferentes recursos disponibles según el tipo de desastre natural.

4. Plan de seguro

Asegúrate de saber qué y cuánto cubrirá tu seguro contra catástrofes; mantente alerta para notar cualquier cambio de política que pueda afectar la capacidad operativa de tu empresa durante un desastre. La mayoría de las pólizas no cubrirán eventos como inundaciones o deslizamientos de tierra, por lo que es esencial obtener cobertura adicional para mantener las reparaciones dentro de tu capacidad financiera. Una variedad de fuentes proporciona seguro de ingresos y suplementos. Organizaciones como la SBA brindan asistencia para préstamos por desastre.

5. Plan para cubrir gastos adicionales

Si no puedes aumentar la seguridad u obtener pólizas de seguro adicionales, conectarse con organizaciones de financiación garantizará que tengas acceso a los recursos necesarios para la preparación para desastres. Es mejor asegurar la recuperación de tu empresa antes de que se necesiten esos esfuerzos, incluso si llegaras a necesitar un poco de ayuda adicional.

Mantén contacto con los representantes de SBA y FEMA. Al hacerlo, tendrás una idea de la asistencia financiera que estas organizaciones ofrecerán a las empresas locales en caso de un desastre natural. Mantén a tu banco al tanto haciéndoles saber tus planes y los gastos en los que podría incurrir un desastre inminente debido a las necesidades de reubicación o reparación.

6. Plan de recuperación 

Dado que el paso final de un plan es llevarlo a cabo, querrás revisar nuestro artículo “Cómo reconstruir tu negocio después de un desastre natural”. Puedes aprender cómo tu negocio puede recuperarse de un desastre natural. Con suerte, no necesitarás lidiar con la recuperación, pero en el desafortunado caso de que un desastre afecte tu negocio, puede ser útil saber qué pasos te ayudarán a volver a la normalidad lo más pronto posible.

Descargo de responsabilidad: El contenido de esta publicación se ha elaborado únicamente con fines informativos. No pretende proporcionar ni debe ser considerado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulte con su asesor fiscal, jurídico y contable antes de realizar cualquier transacción.

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