¿Tu negocio gana o pierde dinero? Si no sabes la respuesta con certeza, dar un seguimiento al progreso financiero de tu pequeña empresa a través de un estado de pérdidas y ganancias (P&L por sus siglas en inglés) puede ser la respuesta a cómo le va financieramente a tu negocio.
Un estado de pérdidas y ganancias te permite determinar si tu empresa es rentable y está creciendo, o si, por otro lado, está perdiendo dinero y debes hacer cambios. En esta guía primera vamos a definir los componentes principales de un estado de pérdidas y ganancias, después cómo crear tu propio P&L paso a paso y cómo puedes utilizar tu reporte para evaluar la salud financiera de tu empresa. Así que no esperes más, ¡obtén el control completo de las finanzas de tu negocio a partir de hoy mismo!
¿Qué es un estado de pérdidas y ganancias?
Un estado de pérdidas y ganancias (P&L por sus siglas en inglés), también conocido como estado de resultados, es un informe financiero que resume los ingresos, los gastos de capital y los gastos operativos durante un periodo determinado. Puedes generar tu propio estado de perdidas y ganancias de forma trimestral y anual, lo cual te puede ayudar a dar un seguimiento de los efectos de las actividades de reducción de costos o generación de ingresos a lo largo del tiempo.
Si bien un estado de pérdidas y ganancias no es obligatorio, es una herramienta importante para mejorar la transparencia en las finanzas de tu pequeño negocio. Además tener un conocimiento profundo de cuáles son métricas financieras importantes para tu pequeño negocio y cómo calcularlas, te permitirá visualizar cómo crece tu margen de ganancias si aumentas los ingresos o reduces los gastos.
Componentes clave de un estado de pérdidas y ganancias
Para comprender e interpretar completamente un estado de pérdidas y ganancias, es crucial comprender sus componentes clave. A continuación, te describimos siete elementos clave de un estado de pérdidas y ganancias básico, que, en esencia, dibuja una imagen completa del rendimiento financiero de tu empresa.
Ingresos
Los ingresos de un negocio representan el dinero que recibes como pago de tus productos o servicios comerciales de tu empresa. Para calcular los ingresos, deberás multiplicar el precio por el número de unidades vendidas del producto o servicio.
Supongamos que tienes una empresa que fabrica y vende sillas de madera y que en un año vendieron 100 sillas por $50 cada unidad. En este caso puedes calcular los ingresos por este producto para ese año así:
100 unidades * $50/unidad = $5,000
Estos $5,000 van a representar los ingresos de tu empresa por este producto durante ese año. Ten en cuenta que no se están tomando en cuenta los costos o gastos en los que incurrió la empresa para producir o vender el producto. Estos van a ser reducidos más adelante para determinar el ingreso neto de tu negocio.
Costo de los bienes vendidos
El costo de los bienes vendidos (COGS) es el costo directo de producir bienes que vende una empresa. COGS incluye los costos de mano de obra directa involucrados en la creación de los bienes y el costo de los materiales utilizados. Para calcular tu COGS, puedes usar la siguiente fórmula:
COGS = Inventario de apertura + Compras durante el período - Inventario de cierre
Desglosemos cada término:
Inventario de apertura: Este es el valor de los bienes disponibles para la venta al inicio del período contable.
Compras durante el período: este es el costo del inventario adicional comprado durante el período contable.
Inventario de cierre: Este es el valor de los bienes aún disponibles para la venta al final del período contable.
Por ejemplo, si una empresa comienza con $1,000 en inventario, compra $2,000 adicionales durante el año y termina el año con $500 en inventario, el costo de los bienes vendidos para ese año sería:
COGS = $1,000 (Inventario de apertura) + $2,000 (Compras) - $500 (Inventario de cierre) = $2,500
Ganancia bruta
La ganancia bruta, que puedes calcular restando el costo de los bienes vendidos (COGS) de los ingresos totales, te brinda una instantánea foto de la salud financiera de tu empresa. Piensa en ello como una medida de la eficiencia con la que tu empresa convierte recursos como mano de obra y materiales en ingresos.
Esta es la fórmula que usarás:
Ganancia bruta = Ingresos - COGS
Esta cifra es un indicador fundamental de la eficacia operativa de tu empresa. Cuanto mayor sea la ganancia bruta, más eficiente será su operación o mayor será el precio de venta que estás logrando. Por otro lado, una utilidad bruta más baja puede indicar ineficiencias, precios de venta más bajos o costos más altos para los bienes vendidos.
La importancia de la ganancia bruta no se puede exagerar. Sirve como un indicador crítico del desempeño financiero de tu empresa. Las empresas que mantienen altos márgenes de ganancia bruta tienden a ser más estables, ya que retienen más fondos para cubrir los gastos operativos, lidiar con costos inesperados o reinvertir para crecer.
Gastos operativos
Los gastos operativos son los costos esenciales que paga para administrar y operar tu negocio. Los gastos operativos pueden incluir una amplia gama de costos, tales como:
Alquiler y servicios públicos para espacio de oficina.
Sueldos y salarios de los empleados.
Gastos de marketing y publicidad.
Suministros y equipos de oficina.
Mantenimiento y reparaciones.
Depreciación y amortización.
Seguro.
Servicios profesionales, tales como honorarios legales y contables.
Impuestos asociados a las operaciones.
Para calcular los gastos operativos durante un período determinado, se suman todos los costos no relacionados con la producción mencionados anteriormente en los que ha incurrido la empresa durante ese período.
Gastos de ventas + Gastos administrativos + Gastos de naturaleza financiera + Otros gastos = Total de gastos de operación
Ganancia operativa
La ganancia operativa mide las ganancias que genera una empresa a partir de sus operaciones principales antes de intereses e impuestos. Excluye los ingresos no operativos, como los gastos de inversión o intereses. Para calcular los ingresos operativos de tu negocio, puedes usar la siguiente fórmula:
Gnancia Operativa = Ingresos - Gastos Operativos
El resultado operativo proporciona información sobre la eficiencia operativa de la empresa. Cuanto mayor sea el ingreso operativo, más rentables son las operaciones comerciales principales de la empresa. Si el resultado operativo es bajo o negativo, puede indicar que la empresa no está administrando sus costos operativos de manera eficiente.
Otros ingresos y gastos
Otros ingresos y gastos se refieren a las ganancias o pérdidas que experimenta una empresa de actividades que no forman parte de sus operaciones principales. Esto podría incluir los intereses pagados por los préstamos (un gasto), los intereses devengados por las inversiones (un ingreso), las ganancias o pérdidas por cambio de divisas o los ingresos por la venta de un activo.
Supongamos que en un año, su empresa tuvo:
Intereses pagados en préstamo: -$500 (Esto es un gasto, por lo tanto negativo)
Intereses devengados de las inversiones: $200
Ganancia por la venta de un auto usado de la empresa: $300
El total de gastos del año sería:
Interés pagado + Interés ganado + Ganancia en venta = Otros ingresos y gastos
-$500 (Interés pagado) + $200 (Interés ganado) + $300 (Ganancia en venta) = $0
Entonces, en este caso, los otros ingresos y gastos de la empresa se equilibran en $0 para el año. Si el resultado fuera positivo, se consideraría como otros ingresos; si es negativo, serían otros gastos.
Utilidad neta
La utilidad neta, también conocida como ingreso neto o ganancias netas, es la cantidad de ingresos que quedan después de que se hayan contabilizado todos los gastos, impuestos e ingresos y costos adicionales. Es una medida crucial de la rentabilidad de una empresa.
La fórmula de la utilidad neta es:
Beneficio neto = Ingresos totales - Gastos totales
Los ingresos totales incluyen todos los ingresos de las operaciones principales de una empresa. Por el contrario, los gastos totales incluyen todos los costos, como el costo de los bienes vendidos (COGS), los gastos operativos, los intereses, los impuestos y otros gastos.
Por ejemplo, si tus ingresos totales durante un período son de $100,000 y tus gastos totales son de $80,000, entonces tu ganancia neta sería:
$100,000 (ingresos totales) - $80,000 (gastos totales) = $20,000 (Utilidad neta)
Este cálculo te indica la cantidad de ganancias que ha obtenido tu empresa después de contabilizar todos los ingresos y gastos y, por lo tanto, refleja el resultado final de tu empresa para el período determinado.
Pasos para crear un estado de pérdidas y ganancias
Después de recopilar toda la información relevante mencionada anteriormente, para crear manualmente un estado de pérdidas y ganancias básico para tu pequeña empresa, sigue los siguientes pasos:
Paso 1. Calcula tus ingresos brutos para el período escogido.
Paso 2. Calcula el costo de los bienes vendidos (COGS).
Paso 3. Determina la ganancia bruta (Resta el COGS de los ingresos brutos).
Paso 4. Haz una lista de gastos operativos. Crea categorías para cada tipo de gasto. No incluyas intereses sobre deudas comerciales aquí; esto se contabilizará más adelante.
Paso 5. Resta tus gastos operativos (Paso 4) de tu ganancia bruta (Paso 3). Estas son tus ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT).
Paso 6. Indica el interés de tus deudas comerciales (si las tienes) y réstalo del EBITDA (Paso 5).
Paso 7. Enumera los impuestos sobre los ingresos netos (que generalmente deben estimarse porque, por lo general, aún no se ha presentado una declaración cuando se prepara una cuenta de pérdidas y ganancias) y resta los impuestos del saldo que queda en el paso 6.
Paso 8. Enumera la depreciación y la amortización y resta del saldo que queda en el Paso 7.
Después de completar el Paso 8, tendrás tu propio estado de pérdidas y ganancias.
Recuerda que estos pasos te darán un estado de pérdidas y ganancias simplificado. Es posible que las empresas más complejas deban tener en cuenta más factores, como la depreciación, la amortización y los cambios en el inventario.
Al comparar esta declaración de pérdidas y ganancias con años anteriores, podrás darle un seguimiento al rendimiento de tu negocio e identificar tendencias. Esto te permitirá tomar decisiones informadas para continuar con el crecimiento de tu negocio.
Recuerda que siempre es importante consultar con un asesor financiero o contador para asegurarse de realizar un seguimiento y calcular todo correctamente.
¿Cómo puedes utilizar tu estado de pérdidas y ganancias?
Conocer cada métrica de tu reporte de pérdidas y ganancias y sus diferentes funciones te ayudará a obtener información valiosa sobre el rendimiento financiero de tu empresa. Algunos de los usos que le puedes dar a tu estado de pérdidas y ganancias son los siguientes:
Comparaciones basadas en el tiempo: Compara los cambios en tu estado de pérdidas y ganancias en el tiempo para identificar tendencias y comprender cuáles son tus períodos de mejores ganancias comerciales. Este análisis te puede ayudar a planificar para la estacionalidad u otros factores comerciales que puedan afectar a tu empresa.
Puntos de referencia de la industria: Puedes comparar tus métricas con las de tus competidores directos y otras industrias para determinar cómo se desempeña tu empresa en relación con la competencia. La evaluación comparativa te puede resaltar áreas de mejora u oportunidades potenciales de crecimiento.
Evalúa el costo de los bienes vendidos (COGS) y el margen de beneficio bruto: Revisa tu COGS y tu margen de beneficio bruto. Si tu COGS aumenta más rápido que tus ingresos, podría indicar un aumento de los costos de producción al que debes prestar atención. Analizar los costos de tus bienes vendidos y el margen de utilidad bruta puede ayudarte a buscar áreas en tu proceso de producción que puedan ser más eficientes: optimizar los procesos, reducir el desperdicio o invertir en nueva tecnología o maquinaria para aumentar la productividad.
Examinar los gastos operativos: Revisa tus gastos operativos e identifica cualquier tendencia o anomalía. Si tus gastos aumentan más rápido que tus ingresos, esto podría indicar un problema. Por el contrario, si tus ingresos crecen más rápidamente que tus gastos operativos, esto sugiere aumentar la eficiencia.
Establecimiento de objetivos: El P&L también te puede ayudar a establecer y monitorear objetivos financieros. Las empresas pueden identificar áreas en las que se quedan cortos y necesitan acción al comparar el rendimiento real con las cantidades que tenías presupuestadas.
Confianza de los inversionistas y financistas: Los estados de pérdidas y ganancias que son preparados y analizados regularmente pueden darle confianza a los inversionistas y financistas sobre la salud de tu negocio, ya que demuestra que la empresa está siendo administrada y monitoreada activamente.
Desbloquea tu éxito financiero con experiencia
Para nosotros en One Park Financial, es un éxito cuando pequeños negocios como el tuyo tienen prosperan. Además creemos que la implementación de herramientas comerciales como P&L no está reservada solo para empresas grandes, de lo contrario, también debería ser parte de la caja de herramientas para todos los propietarios de pequeñas empresas.
Así que, ya que estás familiarizado con los componentes clave de un estado de pérdidas y ganancias, sabes lo esencial que es generar tu propio reporte. Ahora el siguiente paso es ponerte a trabajar y crear tu propia declaración de pérdidas y ganancias. Para esto te recomendamos que contactes a una especialista financiero o también puedes crear tu propio estado utilizando una plantilla de declaración de pérdidas y ganancias.
Analizar tus métricas puede ayudarte a optimizar tus operaciones comerciales e invertir en tu éxito a largo plazo. Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad para comenzar a elaborar un estado de pérdidas y ganancias para tu negocio.
Descargo de responsabilidad: El contenido de esta publicación se ha elaborado únicamente con fines informativos. No pretende proporcionar ni debe ser considerado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulte con su asesor fiscal, jurídico y contable antes de realizar cualquier transacción.
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