Las mejores herramientas tecnológicas para mejorar tus procesos

7
June 2022

Los dueños de negocios tienen que gestionar varios procesos a la vez. A veces la lista de tareas parece interminable, gestionar tus finanzas, conectarse con nuevos clientes potenciales, organizar las facturas de clientes y proveedores, etc. Si necesitas una mano, el software o las aplicaciones adecuadas te pueden ayudar.

A continuación, te recomendamos diferentes tipos de herramientas tecnológicas para optimizar los procesos de tu negocio. Identifica la que mejor se adapte a tus necesidades, invierte, y acelera el crecimiento de tu negocio.

Beneficios de invertir en tecnología

Estos son los tres motivos principales por los cuales deberías invertir en las herramientas tecnológicas adecuadas para mejorar a tu negocio:

  • Para que le dediques menos tiempo a las tareas manuales y reiterativas y más tiempo al pensamiento estratégico.

  • Para ahorrar dinero al detectar perdidas potenciales y descubrir nuevas oportunidades de ingresos.

  • Para ampliar tu base de clientes. Las herramientas digitales ayudarán a que su negocio se expanda online, más allá de su ubicación física.

Si te agradan estos beneficios, en las próximas secciones veremos cuáles son las diferentes herramientas tecnológicas empresariales y cómo nos benefician. Hay muchas opciones en el mercado, por eso hemos compilado las mejores opciones para cada categoría.

Herramientas tecnológicas empresariales

En las próximas secciones vamos a describir nuevas herramientas tecnológicas que te pueden facilitar la vida y que debes explorar el día de hoy.

1. Aplicaciones de comunicación y trabajo en equipo

Si tu equipo de trabajo está distribuido en diferentes oficinas, ciudades o países, las aplicaciones de gestión de proyectos y colaboración podrían facilitar su trabajo. Estas herramientas les permitirán participar en proyectos en tiempo real, fortalecer las conexiones y ayudarte a realizar un seguimiento de las tareas y procesos. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Notion: Para gestionar archivos, compartir feedback, y comentarios.

  • JIRA: Ideal para el seguimiento de problemas de IT y la gestión de proyectos

  • Asana: Para gestionar los procesos de gestión de proyectos y asignar tareas.

  • Slack: El "Whatsapp profesional". Para compartir archivos y crear hilos.

  • Microsoft Teams: Para videoconferencias, correos electrónicos, uso compartido de archivos, y administración de agenda.

Estas son todas herramientas digitales que te pueden ayudar a organizar y gestionar a tu equipo virtual. Pero una inversión tecnológica no te solucionará todos tus problemas. Necesitas ese toque humano. Sí quieres más consejos acerca de cómo generar una gran cultura empresarial en un ámbito virtual te recomendamos: Equipo Virtual: 5 claves para construir tu cultura empresarial.

2. Herramientas de automatización para redes sociales

Cuando se usan correctamente, las redes sociales pueden abrir una ventana de oportunidades para generar nuevos clientes potenciales, mejorar la reputación de su marca y construir una comunidad de seguidores afines con tu empresa. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Hootsuite: Administra varias cuentas y plataformas de redes sociales.

  • Buffer: Te permite programar publicaciones. Fácil de usar, conveniente para pequeños negocios.

  • Meta Business Suite: Gestiona campañas pagas y seguimiento de KPIs.

  • Buzzsumo: Captura tendencias de la industria, personas influyentes, y monitorea la competencia.

  • Sprout Social: Automatiza los mensajes y el creador de bots de contenido incluidos y todo.

Estas herramientas te ayudarán a planificar publicaciones, recopilar métricas y recopilar información útil, pero no son nada sin una campaña de marketing exitosa. Puedes empezar a idear tu propia estrategia de redes sociales leyendo: Marketing Digital Para Startups: Estrategias Online para Negocios.

3. Herramientas para gestionar tu tiempo

Las herramientas digitales para gestionar tiempo, agendar citas y reuniones te pueden ayudar a organizar tus propios horarios y los de tus empleados. La mayoría tienen funciones que le permiten compartir calendarios, organizar reuniones, administrar citas y realizar un seguimiento de los turnos y las horas de trabajo. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Calendly: Simplifica la programación de reuniones con notificaciones y enlaces.

  • Calendar: Software de seguimiento del tiempo para horas de trabajo y proyectos. Usuarios ilimitados.

  • Doodle: Una aplicación de programación para reuniones externas e internas.

  • Bookafy: Le permite que los clientes programen citas contigo fácilmente.

  • Google Calendar: Un clásico. Se conecta con Google Meets para reuniones en línea.

Una vez que inviertas en estas herramientas, es importante establecer hábitos productivos y una rutina para utilizarlas adecuadamente.

4. CRM para mejorar la atención al cliente

Las herramientas de CRM o de gestión de relaciones con clientes pueden ayudarte a administrar tus relaciones e interacciones con clientes actuales y potenciales. A través de estos sistemas, tu equipo podrá almacenar información de contacto, realizar un seguimiento de las interacciones, registrar problemas de ventas e identificar oportunidades de ventas. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • HubSpot: Una opción popular y rentable para negocios pequeños.

  • Salesforce: Excelente para la personalización de sistemas. Almacena grandes volúmenes de datos.

  • Pipedrive: Fácil de usar con varias funciones de automatización.

  • Freshsales: Una solución rápida y sencilla para pequeñas empresas.

  • Microsoft Dynamics 365 Sales: Excelentes funciones para el comercio minorista y el comercio electrónico.

El software de CRM adecuado te ayudará a mantener tu base de clientes actualizada y organizada en base a su crecimiento. Si aún no está seguro del software adecuado para su negocio, lee nuestros consejos: Qué es un CRM: Tipos y Beneficios. Tecnología para Empresas.

5. Software reclutamiento

Si te encuentras en un lugar de crecimiento y expansión y necesitas delegar tareas o abrir tu equipo, invierte en un software de selección personal también conocido como ATS (por sus siglas en inglés). Estas aplicaciones o sitios web te ayudaran a conectarte con los mejores profesionales o empelados en tu industria. Antes de lanzarte a la búsqueda, define el rol que buscas o el tipo de tareas que hacen falta cumplir. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Zoho Recruit: Para administrar varias ofertas de trabajo a la vez.

  • Freshteam: Software con versión gratuita. Para empresas con menos de 50 empleados.

  • Monster: Para fábricas o grandes empresas que buscan personal local.

  • Reclutee: Acceso a más de 1250 bolsas de trabajo.

  • Indeed: Para subcontratar tareas o cubrir espacios ocasionales a corto plazo.

Las siguientes herramientas digitales te facilitaran la búsqueda de personal. Pero para retener talento a plazo largo también necesitaras incorporar una estrategia de recursos humanos eficaz. Nuestro artículo Estrategias Para Identificar, Atraer y Gestionar a Talento Humano te puede ayudar.

6. Tecnología para E-commerce

Casi el 80% de los consumidores en Estados Unidos realizan compras online. Entonces, si te dedicas a vender productos o servicios y todavía no lo has hecho es momento de abrirte al mundo digital. No te preocupes, no es tan complicado. Hay muchas plataformas intuitivas que te ayudarán a aceptar pagos e incluso a unificar los servicios de envío. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Shopify: Un sitio de e-commerce popular entre principiantes. Fácil de utilizar.

  • Squareup: Combina pedidos realizados online y en tienda en un solo tablero.

  • WooCommerce: Te permite agregar un carrito de compras a su sitio de WordPress.

  • Shopwired: Una buena opción sí quieres alcanzar un mercado global.

  • BigCommerce: Para ventas en gran volumen, multinacionales o franquicias.

Una vez que hayas configurado tu sistema de comercio electrónico, organiza tu inventario. ¿Has considerado la estrategia de inventario Just-in-Time (JIT)?

7. Herramientas para la gestión de reseñas y reputación online

La interacción con las reseñas de los clientes aumentó un 50% desde el 2020. Nunca hubo un mejor momento para cuidar tu relación con tus clientes. Si quieres optimizar esta experiencia aún más, invierte en herramientas de gestión de reseñas y reputación de marca. Estas herramientas tu ayudaran a automatizar, monitorear la reputación de tu negocio y a detectar problemas con clientes rápidamente. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Trustpilot Business: Sitio popular de reputación online y gestión de reseñas.

  • Review Inc: Te permite enviar reseñas hacia diferentes plataformas.

  • Podium: Para enviar reseñas a través de mensajes de texto.

  • Google My Business: Se conecta con Google Maps. Popular entre usuarios.

  • Get more Reviews: Contiene una función para bloquear reseñas negativas y automatizar publicaciones en las redes sociales.  

A medida que aprendas a administrar las reseñas, atraerás a más usuarios interesados en la calidad de sus servicios y productos. ¿Quieres triunfar en Google My Business? Lee la Guía Completa para Optimizar tu Ficha de Google My Business.

8. Programas de contabilidad

¿Cómo prosperará su negocio si se queda sin flujo de efectivo? Es necesario hacer seguimiento de ganancias, pérdidas e ingresos con regularidad y un sistema de contabilidad y gestión de finanzas te puede ayudar. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Quickbooks: Una opción popular para facturas, gastos, nóminas e informes.

  • Zoho Finance Plus: Excelente para operaciones administrativas como inventario e impuestos.

  • Kissflow Finance: Te permite crear flujos de trabajo para procesos financieros.

  • Sage Intacct: Integra programas de CRM, POS y gestión de nóminas.

  • Xero: Software liviano e intuitivo para la gestión de finanzas básica.

Estos sistemas de automatización financiera pueden ayudarte a evitar tareas manuales, simplificar cálculos y detectar los ciclos altos y bajos. Elige una opción que se adapte mejor a ti y a tu negocio.

9. Software de Ciberseguridad

Tus operaciones comerciales dependen de la tecnología. De hecho, ninguna de estas herramientas podría funcionar o subsistir si tu red o dispositivo es interferido por un virus o Phishing. La mejor manera de evitar la pérdida de datos valiosos o interrupción en tus operaciones es invirtiendo en el software de ciberseguridad adecuado. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Malwarebytes for Teams: Puede proteger más de 20 dispositivos.

  • Heimdal Threat Prevention: Excelente para detectar y prevenir amenazas de seguridad.

  • WebTitan: Control de contenidos web, ideal para una presencia online activa.

  • Keeper: Seguridad de contraseñas para evitar la violación de datos.

  • Private Internet Access: Un VPN que te permite acceder a servidores en el extranjero.

Puedes complementar tu nuevo software de ciberseguridad implementando un procedimiento de ciberseguridad para todos sus empleados. Para obtener más ideas, lee 5 Pasos para Proteger a tu Negocio del Ransomware.

10. Herramientas de pago móvil

A los clientes les encanta usar sus teléfonos, para todo, especialmente para ir de compras. De hecho, se calcula que para el 2024, las billeteras móviles realizarán un tercio de todas las transacciones de POS en todo el mundo. Entonces, si tienes una tienda física o digital (y bueno, ¿por qué no ambas?), considera incorporar soluciones de pago móvil. Estas son nuestras opciones favoritas:

  • Stripe: Para empresas más pequeñas. Procesa más de 100 monedas sin cargo.

  • Amazon Payments: Se puede integrar a Shopify o BigCommerce.

  • Google Pay: Una popular opción de billetera digital para todo tipo de negocios.

  • Paypal Business: Una herramienta de pago clásica y fácil de usar para principiantes.

  • Authorize.net: Una opción costosa para operaciones más grandes. Incluye protección contra fraude.

Las transacciones móviles son solo una de las muchas tendencias de fintech que su empresa puede aprovechar. Conoce las últimas tendencias en fintech: Tendencias Fintech: Apps Financieras Para Pequeños Negocios.

Invierte en la tecnología adecuada para tu negocio

Combinamos las finanzas y la tecnología para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas en todo el país. Como emprendedores sabemos que invertir e integrar las herramientas adecuadas en tus operaciones diarias puede hacer una gran diferencia.

Da el primer paso pensando en tus retos actuales y objetivos futuros. ¿Qué herramienta puede ayudarte a optimizar tus procesos actuales? La toma de decisiones depende de ti; nosotros te conectamos con la financiación que necesitas para llevarlas a cabo. Comprueba si pre calificas para nuestros programas para impulsar pequeños negocios.

Descargo de responsabilidad: este material se ha preparado únicamente con fines informativos. No está destinado a proporcionar asesoramiento fiscal, legal o contable ni se debe confiar en él. Sugerimos consultar con su asesor fiscal, legal y contable antes de realizar cualquier transacción.