Cuáles son los beneficios del outsourcing contable para las pequeñas empresas

Wed | December 2023

¿Estás pensando la idea de subcontratar tu contabilidad? No estás solo en este pensamiento.

Muchas empresas ven el valor de esta estrategia, ya que puede reducir costos y brindar acceso a conocimiento de expertos. Sin embargo, como todo en el ámbito empresarial, también presenta sus propias dificultades.

En este artículo, te explicamos qué es el outsourcing contable, cuáles son las ventajas y desventajas de este y cómo ayudarte a decidir si esta estrategia se alinea con tus objetivos empresariales. También queremos ayudarte a que determinar si subcontratar tu contabilidad es algo que se ajusta a tu presupuesto empresarial.

Entonces, sin más demora, comencemos por definir en qué consiste el outsourcing contable para pequeños negocios.

¿Qué es el outsourcing contable?

El outsourcing contable es cuando una empresa contrata a un tercero (es decir alguien fuera de su empresa) para llevar a cabo las funciones contables y financieras de su empresa. En otras palabras, los contadores subcontratados se encargan de todas las funciones financieras del negocio, lo cual incluye, teneduría de libros, nóminas, informes financieros, contabilidad de gestión, impuestos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, y otros servicios relacionados con cuentas financieras.

Puede sonar un poco complejo, pero en verdad, el tema no es tan complejo como parece; piénsalo como en que estás confiando tus tareas financieras a un equipo de expertos. Este simple movimiento puede transformar tu negocio, ofreciendo lo siguiente:

• Ahorro de costos: Ahorra entre un 30% y un 50% en costos en comparación con realizar la contabilidad internamente. Esto liberará recursos para el crecimiento.

• Tiempo ahorrado: Más de 10 horas por semana para centrarse en lo que importa, que es tu negocio y yus clientes.

• Experiencia disponible: Podrás aprender nuevo conocimiento especializado, como optimización fiscal y planificación financiera estratégica.

• Decisiones seguras: Podrás despedirte de la incertidumbre utilizando informes financieros confiables y oportunos.

• Menos estrés, más paz: Al delegar tu carga contable vas a poder disfrutar de una carga más ligera.

Como puedes ver, si bien subcontratar tu contabilidad puede ofrecer varios beneficios, también es una buena idea que examines todos los costos y beneficios posibles antes de tomar una decisión final. Considera los siguientes puntos clave cuando analices si el outsourcing contable te beneficia:

• Compara costos: Mira más allá de las tarifas que te proponga una empresa, toma en cuenta el software con el que trabajan, qué configuración tiene y cuáles son los cargos ocultos que no te están mencionando.

• Encuentra la opción adecuada: Elige una agencia que se ajuste a tus valores y necesidades. Pregunta sobre su experiencia con otros clientes, tecnología y canales de comunicación.

• Adopción de la nube: Es bueno sabes si las compañías utilizan sistemas seguros basados en la nube, ya que esto permiten el acceso a datos en tiempo real y una colaboración mejorada entre ambas partes.

Suena como que, ¿Subcontratar tu contabilidad es la solución que estabas buscando? ¡Puede ser! Pero antes de decidirte, veamos más de cerca algunas de las principales ventajas que ofrece. En la siguiente sección, analizaremos los principales beneficios de este camino hacia la libertad financiera.

Ventajas del outsourcing contable

La subcontratación de la contabilidad presenta una solución convincente para muchas empresas, especialmente aquellas pequeñas empresas con presupuestos limitados. Estudios realizados por AICPA (por sus siglas en inglés) y Clutch muestran que las pequeñas empresas pueden ahorrar entre un 15 y un 30% en costes contables mediante el outsourcing contable. El Chartered Institute of Management Accountants también descubrió que la subcontratación puede ahorrar a las empresas hasta un 50% en costos contables.

Pero más allá del ahorro de costos, la subcontratación otorga acceso a experiencia especializada. Piensa en una empresa de construcción que se enfrenta a una contabilidad de proyectos compleja. Subcontratar esta tarea a un equipo con conocimientos especializados en software de contabilidad de construcción les permite centrarse en la construcción. Por el contrario, un restaurante pequeño puede subcontratar tareas rutinarias de contabilidad, como transacciones diarias y generación de informes, ganando tiempo y experiencia que pueden ser valiosos.

La transparencia y el control se ven reforzados aún más por las soluciones basadas en la nube empleadas por la mayoría de las compañías de outsource contables. Estos sistemas brindan acceso en tiempo real a los datos, lo que permite la toma de decisiones informadas a través de análisis avanzados.

Además, la subcontratación ofrece una notable flexibilidad. Una empresa estacional puede manejar períodos altos sin tener que contratar personal permanente, y una startup tecnológica puede escalar sus necesidades contables rápidamente subcontratando tareas específicas como la gestión de cuentas por pagar o por cobrar.

Como dijo acertadamente Warren Buffett:

"Subcontrata todo lo que no contribuya a tu negocio principal".

La subcontratación de la contabilidad no se trata de ceder el control; se trata de empoderarse para concentrarse en el corazón y el alma de tu negocio. Así que empieza a explorar el diverso panorama de soluciones de contabilidad y descubre la opción perfecta para impulsar tu crecimiento y éxito.

Desventajas del outsourcing contable

Subcontratar la contabilidad puede ser tentador, pero antes de entregar las llaves de tus finanzas, considera esto: El 67% de las empresas sufrieron filtraciones de datos en 2023, según el Ponemon Institute. Compartir datos financieros confidenciales con un tercero añade una capa de riesgo, por lo que elegir una agencia segura es crucial. Es importante que busques que estas empresas tengan certificaciones como SOC2 o ISO 27001 y priorices la comunicación clara sobre cuáles son sus medidas de protección de datos.

La diferencia en zonas horarias, las brechas culturales y las barreras lingüísticas también pueden crear dolores de cabeza en la comunicación. El retraso en el acceso a información financiera crucial puede provocar el incumplimiento de plazos y sanciones costosas. Para evitar estos inconvenientes, busca una agencia con seguridad de datos comprobada, métodos de comunicación eficaces y experiencia en su industria y región.

En resumen, es importante que examines las ventajas y los riesgos del outsourcing contable. No permitas que estos riesgos te impidan explorar los beneficios de la subcontratación. Sólo ten en mente que para crear una asociación de subcontratación segura y exitosa deberás obtener asesoramiento de expertos y abordar activamente tus inquietudes.

Analiza los costos del outsourcing contable

Para finalizar, es importante hablar del costo real de subcontratar tu contabilidad y para ella es importante que no te centres sólo en el precio inicial. El costo también incluye tu tiempo, posibles ahorros futuros y tu situación financiera actual.

Primero, analiza los costos de tu configuración actual. ¿Cuánto gastas en salarios, beneficios para tus empleados, impuestos sobre la nómina y capacitación de tu equipo de contabilidad? Además toma en cuenta los costos ocultos como el alquiler de una oficina y compra de equipo A continuación, compara eso con las tarifas de un buen servicio de subcontratación. No se trata sólo del anticipo mensual. Pregunta sobre los costos de instalación de software, tarifas adicionales y posibles cargos ocultos.

Pero no se trata sólo del precio. Sería útil encontrar a alguien en quien puedas confiar tu salud financiera. La calidad del servicio, la confiabilidad y la experiencia son igualmente importantes. Busca una agencia con una sólida trayectoria, experiencia relevante en tu industria y las certificaciones necesarias.

Encontrar el equilibrio adecuado es crucial. No vas a querer sacrificar la calidad de trabajo por una oferta económica, pero si analiza cuáles pueden ser funciones innecesarias que no necesitas. Ten claro tu presupuesto y prioriza lo que realmente importa para tu negocio.

La subcontratación puede ahorrarte mucho dinero a largo plazo. Ya no tendrás que preocuparte por los costos de capacitación, los beneficios o por encontrar espacio de oficina adicional. Una buena agencia también puede optimizar tus procesos, mejorar la eficiencia y brindarte más tiempo para concentrarte en el crecimiento de tu negocio.

Descargo de responsabilidad: El contenido de esta publicación se ha elaborado únicamente con fines informativos. No pretende proporcionar ni debe ser considerado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulte con su asesor fiscal, jurídico y contable antes de realizar cualquier transacción.