¿Tu negocio gana o pierde dinero? El seguimiento del progreso financiero de tu pequeña empresa mediante la revisión de un estado de pérdidas y ganancias (P&L) te ayudará a comprender cómo le está yendo a tu negocio.
Un P&L te permite determinar si tu empresa es rentable y está creciendo o si está perdiendo dinero y necesitas hacer cambios. Utiliza esta guía paso a paso para aprender a crear tu estado de pérdidas y ganancias y evaluar la salud financiera de tu empresa. ¡Obtén un control completo sobre las finanzas de tu negocio y apunta al crecimiento!
¿Qué es un estado de resultados o P&L?
Las cuentas de un estado de pérdidas y ganancias, o P&L (Profits and Loss por sus siglas en inglés) resume los ingresos y gastos de una empresa durante un período específico. El estado de pérdidas y ganancias también se conoce como estado de resultados, estado de ganancias, estado de operaciones e informe de pérdidas y ganancias.
Independientemente del término utilizado para describir este estado financiero, es un perfil de los ingresos y gastos de una empresa durante un período específico. Por lo general, las pérdidas y ganancias se realizan al menos trimestral y anualmente, pero se pueden realizar con mayor frecuencia.
Para preparar tu estado de pérdidas y ganancias, deberás tener los siguientes documentos financieros:
Transacciones bancarias.
Transacciones en efectivo.
Listados de ingresos.
Ahora bien, ¿cuáles son los pasos para calcular tu P&L? Sigámoslos a continuación.
7 pasos para crear tu propio P&L
El estado de pérdidas y ganancias se divide en dos partes: los ingresos obtenidos durante el período del estado y los gastos incurridos durante el mismo período. Para crear manualmente un estado de pérdidas y ganancias básica, sigue los siguientes pasos:
1. Calcula los ingresos de tu negocio
Los ingresos son el dinero que recibes como pago por tus bienes y servicios. Se definen también como “la línea superior” porque aparecen en primer lugar en el Estado de Ganancias y Pérdidas de una empresa.
Para calcular los ingresos de tu negocio, deberás usar alguna de las siguientes fórmulas:
Número de unidades vendidas x precio promedio de la unidad, o
Número de clientes atendidos x precio promedio del servicio ofrecido.
2. Calcula el costo de tus ventas
El costo de tus ventas variará en función de la cantidad de negocios que realices. También se conoce como costo de los bienes vendidos. El inventario, las materias primas para la fabricación y el personal adicional que se contrata para cubrir un período de gran actividad se denominan costos variables. Los salarios regulares son costos fijos, y los calcularemos más adelante.
3. Determina tu ganancia bruta
Para calcular la ganancia bruta, hay que deducir los costos de los ingresos mediante la siguiente fórmula:
Ganancia bruta = Ingresos - Costo de los productos vendidos
Una vez que hayas hecho los cálculos, sabrás cuánto dinero necesitas para cubrir los gastos de tu negocio luego de pagar tus productos o servicios.
También puedes calcular tu porcentaje de ganancia bruta, dividiendo tu ganancia bruta entre tus ingresos. Observa la siguiente fórmula:
Porcentaje (%) de ganancia bruta = Ganancia bruta / Ingresos x 100
Este porcentaje te muestra cuánto gastas en productos/servicios. Cuanto más alto sea el porcentaje de ganancia bruta, mejor. Significa que tu negocio está generando beneficios.
Apliquemos, a manera de ejemplo, la fórmula de ganancia bruta para resolver un caso hipotético:
Se compran 100 bicicletas a un proveedor a un costo de $100 cada una. Esto quiere decir que el costo directo del producto es de $10.000. Luego, se venden a $395 por unidad, lo que supone un ingreso total de $39.500. Así que, la ganancia bruta (Ingreso-Costo) sería de $29.500 y el porcentaje de ganancia bruta sería del 75%.
4. Calcula tus gastos operativos
Los gastos operativos o costos de operación son los gastos asociados a las actividades comerciales diarias. Estos gastos pueden incluir:
Alquiler de tu oficina o tienda
Servicios públicos: internet, luz, agua y gas.
Nómina del personal
Gastos en Marketing
Gastos en viaje de negocios
Materiales de oficina
Seguros
En esta categoría no debe incluirse ni los impuestos ni los intereses sobre préstamos, es decir, debes diferenciarlos de los costos de tus bienes y servicios.
5. Evalúa tu ganancia operativa
Una vez que defines tus gastos operativos y tu ganancia bruta, es hora de hacer otro cálculo y obtener tu ganancia operativa. Para ello debes restar tus gastos operativos de tu ganancia bruta. El resultado es tu ganancia operativa.
Ganancia/Pérdida operativa = Ganancia bruta - Gastos operativos
La ganancia operativa es una medida indirecta de la productividad y de la capacidad que tiene la empresa para generar más beneficios, que pueden utilizarse luego para expandir aún más el negocio. Los inversores observan de cerca la ganancia operativa para poder evaluar la tendencia de eficiencia de la empresa a lo largo del tiempo.
6. Ajusta otros ingresos y gastos
Calcula ahora tu EBITDA, que son las ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización. Estos son fondos que entran o salen y que no están directamente relacionados con la operación de tu negocio. El método más común para calcular el EBITDA es comenzar con tu ganancia operativa, también conocida EBIT o ganancia antes de intereses e impuestos, y después agregar depreciación y amortización.
Hay dos fórmulas de EBITDA: una basada en la ganancia neta y otra en la ganancia operativa. Las siguientes son las fórmulas de EBITDA:
EBITDA = Ganancia Neta + Impuestos + Gastos por Intereses + Depreciación y Amortización.
o,
EBITDA = Ganancia Operativa + Depreciación y Amortización.
7. Ganancia o Pérdida neta
Este es tu resultado final, lo que queda de los ingresos de tu negocio después de restar todos los gastos y costos; esta es la fórmula:
Ganancia/Pérdida neta = EBIDTA - (Interés + Impuestos + Depreciación)
Con suerte, este resultado indicará que tu negocio es rentable. Pero también puede indicar problemas o pérdidas inminentes de rentabilidad comercial. Puedes ir un paso más allá y calcular tu porcentaje de ganancia neta, para lo cual divides tu ganancia neta entre los ingresos netos y lo multiplicas por 100.
Parece mucho trabajo, pero puedes empezar obteniendo plantillas gratuitas de L&P aquí.
Notas sobre el estado de ganancias y pérdidas
La estructura legal de tu empresa determina cómo mostrar el impuesto sobre la renta en tu estado de ganancias y pérdidas. Hemos dejado esto fuera de los cálculos porque las empresas individuales, las sociedades, las LLC y las corporaciones S, generalmente no lo incluyen ya que los impuestos se pagan como parte de los impuestos sobre la renta de sus propietarios. Sin embargo, si tienes una corporación C, deduce tu pago de impuesto de la ganancia antes de impuesto, calculo en el paso seis, a fin de calcular tu ganancia neta.
Es fundamental elaborar un estado de ganancias y pérdidas aunque tu negocio sea pequeño, porque este es uno de los informes más valiosos para determinar si tu empresa es rentable o no.
El estado de ganancias y pérdidas, que requieren las instituciones financieras y los inversionistas, puede ayudar a identificar tanto las áreas de éxito como las áreas en las que tu pequeña empresa puede necesitar apoyo.
Descargo de responsabilidad: El contenido de esta publicación se ha elaborado únicamente con fines informativos. No pretende proporcionar ni debe ser considerado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulte con su asesor fiscal, jurídico y contable antes de realizar cualquier transacción.
